マイナンバー保管の実務(中小企業編）

2016/09/22 2016/11/10

マイナンバーの保管はどうする

さてさて、いよいよマイナンバーの配布も始まり(私のところにも来ました)これから始まるなあ、といったところです。前回マイナンバーの取得の実務をお知らせしましたが、今回は保管の実務についてです。ここは、大企業と中小事業者では対応が分かれると思います。従業員が何千人といて、人の出入りが結構ある企業や業種では、クラウドサービスが十分検討に値すると思います。しかし、我々中小企業においては、何回も申し上げているように「それだけのコストを掛けてする必要があるのか？」ということをよくお考えになっていただきたいと思います。特に従業員百人以下の会社では各種の緩和措置があり安全管理措置についてもたいしたことを要求されているわけではありません。(残念ながら、社労士事務所は大企業扱いで結構することがあります。）

繰り返していいますが、マイナンバーは関与しないのが一番無難

小規模事業者にとって現時点でマイナンバーは「紙媒体にて自社で扱うのが一番」です。「マイナンバー保管サービス」とかやっていてどういうことですか?と思われる向きもあるでしょうが、そちらのページその他をよく読んでいただければわかると思いますが、当事務所で指摘しているのは次のようなことです。

クラウドは必ず破られると思った方がいい。(実際に狙われるかは別問題。）
クラウドに100万円掛けるほど業務があるのか？(社員の出入りは1年間に何回ありますか?)
紙ベースなら金庫を買っても10万円以下ですみますよ(金庫本当にいりますか）

よって、マイナンバーは各事業所様で管理して結構です。といっています。
しかし、「やっぱり手元においておくのは不安だ」という方もいらっしゃるでしょうから、そのような方はお預かりします。
ということです。

保管の実務

前置きが長くなりました、保管の実務です。そんなわけで紙ベースでの管理についてのみお話しします。実際は、未だ私も保管の実務はやっていません。(執筆日は２０１５．１１．２５）
こんなふうににやろうとしているというお話です。
マイナンバーは雇用保険や税務申告の手続きなど使う目的を限定し、その旨を説明して目的外には使用しない、預かったマイナンバーは安全に管理し、一定期間後は廃棄する、という厳重な取り扱いです。
それらをすべて考慮してつくられているのが「日本法令のマイナンバーのマイナンバーセット」です。むずかしいこといわずにこれをつかうのがお勧めです。(私は日本法令から1円ももらっていませんので、ステマではありません。）

では実務開始です。
すでに、マイナンバーは収集してあるとします。収集の段階で日本法令の用紙を使用すれば転記の必要はありませんが、ここではマイナンバー通知と証明書として運転免許証のコピーを収集したものとします。
①データを確認して、帳票に転記します。
文字で書いてもうまく表現できないので、私も参加した日本法令さんのセミナースライドをご覧ください。

↑ここクリック

この用紙を使わなくてもだいたいこのような流れでやればいいと思います。用紙をそっくりに作ることはダメです。
②適切な方法で金庫に入れるなりして保管します。
③必要なとき(従業員の入退社など）取り出して業務を行います。
④退職後、書類保管期間が過ぎたら速やかに廃棄。
雇用保険関係書類4年
扶養控除申告書7年が保管期間です。
遅くとも退職後7年でマイナンバーも廃棄します